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El control de gestión en la empresa

05-11-2014 | José Carlos Camacho - ACG CONSULTORES www.acgconsultores.es

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Solo podemos controlar aquello que podemos medir

¿De qué manera podemos medir la efectividad de una empresa en relación con las proyecciones establecidas en los planes estratégicos?

Disponer de herramientas de control en la de gestión se configura como un factor clave si queremos que los objetivos estén en línea con la planificación establecida.

Según el tipo de organización y el estilo liderazgo, los responsables de las finanzas tienen un rol primordial en este cambio, uno debe moverse de la posición de control tradicional a una posición proactiva, para invertir más tiempo en ver de qué manera reasignar recursos de la manera más rentable, en lugar de hacer una labor esencialmente creativa para hacer que los números invertidos se vean tal cual los habían comprometido.

En las últimas décadas se han producido una serie de cambios a nivel político, social, cultural y económico, que han influido en las condiciones en que las organizaciones desarrollan sus actividades,  entre otros pueden mencionarse los siguientes:

  • Globalización e Internacionalización de los Mercados
  • Incertidumbre, Inestabilidad
  • Incremento de la competencia
  • Demanda exigente y selectiva
  • La calidad como estrategia diferenciadora
  • Diversidad de ofertas y nuevos productos
  • Aceleración de las innovaciones tecnológicas
  • Explosión de los servicios

Estos cambios provocan la necesidad de que las organizaciones se adapten al nuevo escenario en que tienen que desenvolverse, con el objetivo añadido de enfrentarse a la competencia. Los cambios a nivel de empresa están vinculados a la Estrategia, la Cultura y la Gestión, por lo que la empresa para tener un nivel competitivo adecuado debe:

  • Flexibilizar los diseños y procesos
  • Adaptar sus productos a las demanda de los clientes
  • Mejorar la distribución de los bienes y servicios
  • Lograr la eficiencia en la productividad
  • Disminuir los Costes y adaptar los cambios en su estructura
  • Producir con Calidad elevada
  • Ofrecer precios competitivos

En este nuevo entorno la gerencia debe conocer cada resultado, cada dificultad, necesita de información cuantitativa y cualitativa para poder dirigir y llevar a su organización a mantenerse en el mercado de la competencia,  con el objetivo de llevar a cabo un adecuado proceso de toma de decisiones.

El control es considerado en la filosofía empresarial moderna como el análisis permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación necesaria; en términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles, por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información sobre el uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos propuestos.

Pero este Control de Gestión presenta también algunos condicionantes:

El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.

Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.

La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.

El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.

Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.

La gestión empresarial dispone de numerosas herramientas de control tales como manuales organizativos y de procedimientos, auditoría interna y externa, control presupuestario, ratios, Cuadro de Mando integral, etc., y de todos ellos éste último (el Cuadro de Mando Integral) se configura como una de las herramientas más eficaces para implementar y llevar a la práctica el plan estratégico de la Compañía.

Hoy por hoy el mercado nos demuestra que no basta con gestionar únicamente con indicadores financieros, pues conlleva un excesivo énfasis en la consecución de resultados a corto plazo, también se hace necesario utilizar “indicadores no financieros” que apoyados en una metodología como  Balanced Scorecard nos ayuden a concentrar los esfuerzos en crear valor a medio y largo plazo, de manera que  esta herramienta se convierte es un poderoso instrumento para medir el desempeño corporativo, se ha demostrado que es la herramienta más efectiva para coordinar la visión, misión y la estrategia y además permite ofrecer una visión completa de la organización, siendo el elemento esencial del sistema de información que sirve de apoyo al sistema de control de gestión en su misión de mejorar su nivel de competitividad en el largo plazo.

Sus creadores Kaplan y Norton lo definen así: “El Cuadro de mando integral  pone énfasis en que los indicadores financieros y no financieros deben formar parte del sistema de información para empleados en todos los niveles de la organización. Los empleados de primera línea han de comprender las consecuencias financieras de sus decisiones y acciones; los altos ejecutivos deben comprender los inductores de éxito financiero a largo plazo”.

El objetivo de esta herramienta de control de gestión  es dar a las empresas u organizaciones elementos para medir su éxito en la actividad empresarial, entendiéndose éste como el resultado de una cadena de causas y efectos que suceden en cuatro ámbitos:

 

  • Perspectiva Financiera
  • Perspectiva del cliente.
  • Perspectiva interna.
  • Perspectiva del aprendizaje y el crecimiento.

El reconocimiento explícito de esta cadena de causas-efectos y la fijación de una serie de objetivos para cada uno de estos ámbitos o niveles es lo que da lugar a una estrategia empresarial definida, a partir de aquí, Kaplan y Norton, proponen la elección de una serie de indicadores numéricos, que reflejen adecuadamente cada una de las perspectivas mencionadas y cuyo conjunto constituirá el Cuadro de Mando Integral.

En conclusión  esta metodología o herramienta es “un sistema de administración de desempeño que puede utilizarse en cualquier organización, grande o pequeña, para alinear la visión y misión con los requerimientos del cliente, las tareas diarias, administrar las estrategias del negocio, monitorear las mejoras en la eficiencia de las operaciones, crear capacidad organizacional, comunicando los progresos a todo el personal”, constituyéndose luego en una herramienta indispensable para alinear de forma coherente a las personas con el plan estratégico de la Empresa, y de esta forma ayudar a conseguir los objetivos de la Organización.

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